Hoe we Vitens hebben geholpen om meer grip te krijgen op een steeds groter en complexer projectportfolio voor het waarborgen van een betrouwbare drinkwaterinfrastructuur.
• Ontwikkeling van een gestroomlijnde projectsturingsstructuur voor meer grip en voorspelbaarheid (120+ projecten)
• Invoering van een maandelijkse cyclus voor tijdige bespreking en besluitvorming
• Versimpeling van managementrapportages voor scherpere sturing op elk niveau
Samen met Vitens hebben we een duidelijke structuur voor projectsturing ontwikkeld, waardoor voortgang, risico’s en besluitvorming tijdig en consistent worden geborgd. Het resultaat: meer voorspelbaarheid, snellere besluiten en betere ondersteuning voor projectverantwoordelijken.
Blijf in controle bij omvangrijke projecten
Dagelijks levert drinkwaterbedrijf Vitens ongeveer een miljard liter drinkwater aan 6 miljoen mensen en bedrijven in de provincies Flevoland, Fryslân, Gelderland, Utrecht en Overijssel en enkele gemeenten in Drenthe en Noord-Holland. Vitens werkt aan een toekomst waarin iedereen toegang heeft tot voldoende, schoon en betrouwbaar drinkwater, terwijl ze de impact van de winning, zuivering en distributie van drinkwater op de omgeving minimaliseren.
Vitens staat voor de uitdaging om een toenemend aantal omvangrijke projecten succesvol te realiseren. Door de toegenomen schaal en complexiteit is de behoefte aan voorspelbaarheid binnen projectuitvoering sterk toegenomen. Het beheersen van afwijkingen op het gebied van geld, risico, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit (GROTIK) is essentieel om scherp te kunnen bijsturen. Daarnaast is het versnellen van besluitvormingsprocessen een belangrijk speerpunt, zodat projecten slagvaardiger kunnen worden aangestuurd en projectverantwoordelijken zich beter ondersteund voelen.
Hoe hebben wij geholpen met het opzetten van een gestroomlijnde structuur voor projectsturing?
Om tot structurele verbetering van projectprestaties te komen, zijn we samen met een kleine groep projectverantwoordelijken gestart met het ontwikkelen van een vernieuwde gesprekscyclus en projectvoortgangsrapportage met als uitgangspunt: ruimte bieden aan de projectverantwoordelijke en het voeren van het goede gesprek. Met een groep van koplopers is deze nieuwe werkwijze uitgebreid getest en geëvalueerd. Op basis van de opgedane inzichten is de opzet verder aangescherpt en geoptimaliseerd.
Wat begon als een pilot, is uitgegroeid tot een structurele aanpak binnen de afdeling Ontwerp & Aanleg: een maandelijkse sturingscyclus waarin voortgang, risico’s en beslispunten eenduidig worden besproken én tijdig worden doorgezet zodat besluitvorming niet stokt, maar versnelt.
"Samen ontwikkelden we een gestroomlijnde structuur voor project-programmasturing, waarmee voortgang, risico’s en besluitvorming tijdig en eenduidig worden geborgd."
De impact: eenvoud in rapportage, scherpte in sturing
Een belangrijk uitgangspunt is het creëren van eenduidigheid voor projectverantwoordelijken en zorgen dat zij zich gehoord voelen. In de vernieuwde rapportages werken we aan versimpeling en automatisering, terwijl deze tegelijkertijd de juiste informatie boven tafel brengen voor managers en bestuurders om te kunnen sturen. Zo ontstaat op elk niveau overzicht én inzicht en daarmee de mogelijkheid om tijdig bij te sturen waar nodig.
"Voorspelbaarheid begint bij eenduidigheid: heldere rapportages, een vast ritme en ruimte voor het goede gesprek zorgen dat iedereen aan dezelfde knoppen draait."
