Centrum Veilig Wonen
Data-analyse uit meerdere bronnen naar bruikbare inzichten
Het CVW verbetert de vindbaarheid en kwaliteit van de documentatie van meer dan 70 duizend dossiers met meerdere bronnen door middel van een toegankelijke en continu verbeterende data-analyse
Belangrijkste resultaten
Het team van Been Management Consulting en de opdrachtgever:
- Geven de organisatie en haar stakeholders met behulp van expertmatige data-analyse inzicht in de aanwezige documentatie.
- Versnellen de overdracht van documenten met drie maanden ten opzichte van de planning.
- Doorzoeken geautomatiseerd zo’n 252 duizend documenten voor 28 duizend dossiers in tien verschillende bronnen.
- Verhogen het aantal gevonden documenten van 29 naar 77 procent en vinden logische verklaringen voor de afwezigheid van alle overige documenten.
- Zorgen ervoor dat het CVW, de NAM en de NCG de data-analyse als de single source of truth beschouwen voor document-aanwezigheid en dat de data-analyse de basis wordt voor besluitvorming over overdracht van projectdocumentatie.
“De consultants van Been Management Consulting hebben een moderne manier van samenwerken neergezet. Vanuit gezamenlijkheid en als volwaardig partner hebben ze onze organisatiedoelen versneld.”
Joris Stroobach, Directeur CVW
De situatie
- De bedrijfsvoering van het CVW wordt per 31 december 2019 beëindigd en zal vanaf 1 januari 2020 worden uitgevoerd door de Nationaal Coördinator Groningen (NCG). Als opdrachtgever van het CVW zorgt de NAM voor het Final Documentation project. Dit is de overdracht van de vereiste projectdocumentatie aan de NCG.
- Deze documentatie is op meerdere locaties (zowel digitaal als fysiek) opgeslagen, zoals mail, CRM, harde schijven en archiefkasten. Bovendien is historische kennis over de dossiers wijd verspreid in de organisatie.
- De vereiste documentatie per dossier verschilt bovendien doordat er gedurende de afgelopen jaren meerdere werkmethodieken en documentatienormen zijn gehanteerd.
- Om te bepalen welke documenten aanwezig zijn en waar deze zijn opgeslagen, is door het grote aantal dossiers een expertmatige en geautomatiseerde analyseaanpak vereist.
- Het CVW vraagt Been Management Consulting inzicht te geven in de aanwezigheid en vindbaarheid van de documentatie, zodat de overdracht een succes kan worden.
Onze aanpak
- Been Management Consulting bakent de bronnen in scope af, door middel van een iteratief proces dat bestaat uit workshops en interviews met de uitvoeringsorganisatie en de IT-afdeling van het CVW.
- We verkennen de unieke eigenschappen van dossiers, om zo de vereiste documentatie per dossier vast te stellen.
- Met deze informatie en met geavanceerde Excel-analyses zijn de documenten uit de bronsystemen gekoppeld aan de lijst vereiste documenten. Het resultaat van de analyses is samengevat in een dashboard, die de percentages van de aanwezige documenten toont en aangeeft waar de documenten staan opgeslagen.
- Het dashboard wordt dagelijks besproken met het CVW en de NAM, om gerichte acties uit te zetten om nieuwe documenten te vinden op alternatieve locaties of om de afwezigheid te verklaren.
- We verbeteren de analyse continu in korte sprints, door nieuwe informatie in overleg met het CVW en de NAM te verwerken.
Relevante kenniskaarten
Op zoek naar inspiratie, kennis of concrete tools om jouw strategische doelen te halen? Hieronder bieden wij je gratis materiaal aan, in de vorm van ‘kenniskaarten’. Download de kaarten door op een afbeelding te klikken. Daarna kom je op pagina met een korte toelichting en een downloadformulier. Wil je meer weten over de kenniskaarten of strategie executie? Geef dat dan aan in het downloadformulier of neem direct contact met ons op.
Aanbevelingsscore
Op de vraag in hoeverre Centrum Veilig Wonen ons zou aanbevelen op een schaal van 1-10, scoren wij een 8.
"Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen?"
Neem dan snel contact op met Roel Beentjes op +31 (0)6 20 99 67 53 of mail naar roel.beentjes@beenmc.com.
