In gesprek met Susanne Balm, Projectleider Sustainable City Logistics aan de Hogeschool van Amsterdam. De aanleiding voor dit interview is de webinarreeks over ‘De toekomst van Stadsmobiliteit’ die Been Management Consulting op 29 mei en 12 juni organiseerde.

Tijdens deze webinar zijn wij vooral ingegaan op de logistiek van business naar consumer in onder andere het verhaal van Rogier Havelaar van PostNL. We zijn weinig ingegaan op de logistiek achter de inkoop van producten en diensten voor bedrijven en instellingen (dus B2B). Susanne Balm was een van de deelnemers van het webinar en is bereid haar kennis en expertise over stadslogistiek met ons te delen.

Kun je ons meer vertellen over de logistiek achter de inkoop van producten en diensten voor bedrijven in steden?

Wat lang zo was – en nu ook nog vaak zo is – is dat de logistieke processen onzichtbaar zijn voor de inkoper. Als je thuis een pakketje ontvangt, zie je vaak de bezorger nog. Bij organisaties is dit anders. En zeker bij de grote organisaties zit er ook nog een verschil tussen wie de goederen inkoopt en wie de goederen ontvangt en wie de goederen gebruikt.

De logistieke keten is in ontwikkeling en partijen worden steeds bewuster van hun rol in de keten. Wij onderzoeken of we de inkoper in het logistieke proces meer centraal kunnen stellen. De inkoper wordt steeds bewuster van de keuzes die men in de keten maakt en de gevolgen daarvan op de logistieke keten. Hoe snel, hoe punctueel en met welke frequentie wil je dat goederen worden bezorgd?

Waarom is het gunstig voor de inkoper om meer centraal te staan?

Er zijn tal van voorbeelden waar de inkoper centraal wordt gesteld:

Ten eerste is er de wens om bereikbaar te zijn en niet de hele dag allerlei busjes voor je deur te hebben. Denk aan een cultuurinstelling die een mooie entree wil voor toeristen. Dan moet de straat niet vol staan met vrachtwagens die de instelling bevoorraden.

Ten tweede de leefbaarheid van je omgeving. Denk aan horecaondernemers met een terras. Gasten willen niet naast een stinkende vrachtwagen zitten of daardoor hun uitzicht laten verpesten.

Ten derde voor ontvangers. Je ziet het bijvoorbeeld bij een Albert Heijn die consumenten prikkelt om op bepaalde tijdstippen boodschappen te laten bezorgen. Het is bijvoorbeeld goedkoper om boodschappen te laten bezorgen op een tijdstip dat voor hen goedkoop is. Of het is goedkoper als je een groter tijdvak kiest voor je boodschappen.

Ten vierde voor publieke instellingen, zoals de Hogeschool van Amsterdam (HvA). Voor hen is het ook een stukje verantwoordelijkheidsgevoel door een bijdrage te willen leveren aan een efficiënte logistiek.

Tot slot gemeentes die zie zelf beleid schrijven over logistieke stromen in de stad, maar zelf ook een grote afnemer zijn. Zij moeten wel het goede voorbeeld laten zien.

Kunnen leveranciers hun krachten bundelen om gezamenlijk producten aan klanten te leveren?

Dat gebeurt inderdaad al, maar er is nog meer samenwerking mogelijk. 80 procent van de leveranciers doet zelf het vervoer. De vraag is of je dit moet willen, of dat je dit kunt uitbesteden aan een dienstverlener.

Zeker nu met Corona is dit een extra overweging. Als er geen werk is, staan je voertuigen stil. Als je het uitbesteed aan een logistieke dienstverlener, dan leg je daar de risico’s neer. Zo’n dienstverlener kan voor verschillende sectoren werken en is daardoor flexibeler. Een andere optie is het flexibel inspelen op het vervoer dat het best past bij een bepaald moment, product of afstand. Een mooi voorbeeld van een partij die hier flexibel op inspeelt is Dockr mobility van Pon. Zij bieden flexibele leasecontracten aan.

De HvA doet niet alleen onderzoek naar het optimaliseren van de logistieke keten, maar dient zelf als lijdend voorwerp. Hoe zit dat?

Dit begon in 2014 met een onderzoek naar de bevoorrading van onze panden. Vervolgens zijn wij als Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam om de tafel gaan zitten met onze leveranciers en een aantal logistiek dienstverleners. Uiteindelijk zijn we met elkaar tot een model gekomen waarbij de service en kosten voor de HvA en UvA gelijk blijven, maar waarbij de bevoorrading wel duurzamer gaat.

Sinds 2016 lopen voor vijf productcategorieën de stromen via een hub buiten de stad. Het gaat hierbij vooral om goederen die je makkelijk kunt opslaan, zoals printpapier en schoonmaakartikelen. Vanaf daar worden de goederen gebundeld en met elektrische vrachtvoertuigen naar de UvA en HvA locaties gebracht.

De leveranciers brengen nu een deel van hun goederen naar de hub en de hub brengt de goederen naar ons toe. Hierbij hebben we ook gekeken naar de frequentie. We krijgen kantoorartikelen bijvoorbeeld niet meer vijf keer per week, maar twee keer per week. En dat gaat prima.

De gemeente Amsterdam wordt ook bevoorraad door de hub. Deze vestigingen liggen vlak bij de vestigingen van UvA en HvA. Hier is dan ook een consolidatieslag gemaakt. De hub zelf is niet het doel, maar een middel om de vervoersbewegingen schoner en efficiënter te laten verlopen.

Deze aanpak klinkt logisch, maar hoe veranker je dit in bedrijfsprocessen?

Wij hebben deze aanpak verankerd door duurzame logistiek op te nemen in de aanbestedingsprocedure. Een voorbeeld hiervan is het contract met Fortron, de partij die onze ramen wast. Zij hebben speciaal een elektrisch voertuig aangeschaft, omdat uitstootvrij vervoer een van de vereisten was in de aanbesteding. Dit kon Fortron ook doen dankzij het schaalvoordeel van de UvA en HvA. Wij zijn zo groot dat er een team van vijf mensen fulltime bezig is met de glazenbewassingsklus van de ruim 73 panden.

Een logisitieke verandering vraagt om een multi-disciplianire aanpak. Naast een procesverandering, zijn ook gedragsverandering en het aangaan van partnerships nodig. Bij Been Management Consulting houden we ons actief bezig met dit soort vraagstukken. Door middel van een Value Stream Mapping-sessie brengen we in kaart waar consilidatie en efficienty in de keten te vinden zijn. Om de daadwerkelijke (gedrags)verandering in goede banene te leiden, definieren wij een gebalanceerde set van interventies om alle stakeholders mee te krijgen in de verandering.

Kun je ons meer vertellen over het financiële plaatje van zo’n hub?

De HvA onderzoekt met andere partijen uit de praktijk hoe je de business case rondmaakt. Financieel rondrekenen kan op verschillende manieren. De leveranciers maken bijvoorbeeld afspraken met de hub, waarbij de leverancier betaalt voor de last mile. Dit moet natuurlijk niet (veel) duurder zijn dan wanneer ze zelf rechtstreeks aan de inkoper leveren. Een tweede optie is dat de opdrachtgever of ontvanger afspraken maakt met de hub en betaalt voor de last mile.

Bij Been Management Consulting maken wij de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de VN bespreekbaar en helpen bedrijven actief actie te ondernemen. Het optimaliseren van de logistieke keten draagt onder andere bij aan SDG #11 Duurzame steden en gemeenschappen en #17 Partnerschap om de doelen te bereiken.

Wat zie je als volgende stappen?

In de eerste plaats kunnen inkopers en leveranciers samen nog meer concepten voor centralisatie ontwikkelen, zoals zo’n hub. Je wilt namelijk niet dat een leverancier moet omrijden om bij een hub te komen.

Een andere optie dichter bij de inkoper. Zakelijke pakketten werden tot nu toe nog naar elk afzonderlijk gebouw gebracht. Er wordt deze zomer gestart met het centraal afleveren van pakketten op één locatie en het gebundeld aanleveren bij kluizen in de buurt van de ingang van meerdere gebouwen.

Een ander mooi onderzoek zou zich kunnen richten op het meten van de CO2-uitstoot die je met deze samenwerkingen bespaart. In de bouw is bijvoorbeeld een CO2-ladder ontworpen voor gebouwen. Dit zou ook iets kunnen zijn voor de logistieke keten.

Wil jij je logistieke processen optimaliseren maar weet je niet hoe? Of wil je verder praten over het embedden van het duurzaamheidsthema en SDG’s in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op via marieke.siero@beenmc.com of via onderstaand contactformulier.