Hoe vaak komt het voor dat we iets willen veranderen, maar dat de gewenste resultaten lang op zich laten wachten, slechts van tijdelijke aard zijn of zelfs helemaal uitblijven? Zelfs als er diverse workshops, overleggen en presentaties over de verandering zijn gehouden. Alle posters, hand-outs, boekjes en internetpagina’s ten spijt, want de verandering wordt niet volledig omarmd. Uiteindelijk bloedt de verandering dood en blijft de organisatie gefrustreerd achter.

Ook de coronacrisis maakt weer eens duidelijk dat dingen veranderen moeilijk is. Want, zeg nou eerlijk, hoe lastig is het om 1,5 meter afstand van elkaar te houden? We weten allemaal waarom we het moeten doen, hoe we het moeten doen en hoe ernstig deze crisis is.

En toch leven veel mensen de 1,5 meter afstand regel niet na.

Inzicht in de impact van de verandering

Om te weten waarom die 1,5 meter zo lastig is, duiken we eerst in de theorie.

De vraag die je bij iedere door te voeren verandering moet stellen is: wat is de impact van de verandering? Deze vraag is belangrijk voor veranderaars én voor de mensen die de verandering moeten ondergaan.

Om effectief over verandering te communiceren moet je namelijk zowel de emotionele als rationele motivaties van mensen aanspreken. De veranderaars moeten een diepgaand inzicht hebben in de specifieke pain & gain van elk aspect van de verandering. Zodat zij zowel de voordelen als nadelen van de verandering inzien. Die nadelen worden heel vaak overgeslagen.

Als je inzicht krijgt in de pain, komen de onderliggende zorgen of emoties aan de oppervlakte. Die zorgen en emoties blijven anders sluimeren en werken de verandering uiteindelijk tegen. Te veel focus op het goede, de gain, werkt daarom zelfs averechts. Hoe je de pain and gain van veranderingen inzichtelijk maakt, lees je in ons artikel over de Change Impact Assessment.

Veranderen vereist inspanning, aandacht en commitment

Is de impact van de verandering en al haar onderliggende aspecten duidelijk? Dan is het zaak om mensen te begeleiden in het veranderproces. Wij geloven dat de sleutel van effectief en duurzaam veranderen vooral zit in de begeleiding van mensen richting de nieuwe, gewenste situatie. Dit vereist aandacht, inspanning en vaak een lange adem. Wij, mensen, veranderen nou eenmaal niet graag.

Verandermanagement draait om het verminderen van weerstand, het vergroten van betrokkenheid en het bereiken van de gewenste situatie. Hiervoor moeten mensen de mogelijkheid hebben om de gewenste situatie te creëren en te beseffen dat de echte verandering vanuit hun eigen gedachtes, opvattingen en gedragingen moet komen.

Het Veranderwiel

Bij Been Management Consulting gebruiken wij ‘het Veranderwiel’ als raamwerk om tot een gebalanceerde set aan interventies te komen. Samen zorgen zij voor duurzame verandering. Het raamwerk is gebaseerd op vier essentiële componenten van verandering:

• Willen veranderen
• Moeten veranderen
• Kunnen veranderen
• Mogen veranderen

De hoeveelheid interventies, de intensiteit en de focus per component hangt af van de impact van de verandering en de pain & gain die hiermee gemoeid gaat.

Willen

Binnen dit component stimuleren we de intrinsieke, emotionele motivaties om te veranderen. Storytelling speelt hierbij een cruciale rol.

Mogelijke interventies:

• Ontwikkel een visuele identiteit voor de toekomstige organisatie of cultuur (poster, slogan, etc.)
• Organiseer een workshop om te bespreken hoe iedereen kan bijdragen aan de nieuwe cultuur
• Definieer een ‘doel’ dat de visie, kernwaarden, gewenst gedrag en impact op teams of individuen verbindt

Moeten

Waar voor het ‘willen veranderen’ de emotionele motivatie centraal staat, gaat het bij ‘moeten veranderen’ om het aanspreken van rationele motivatie. Interventies zijn erop gericht om de verandering te institutionaliseren.

Mogelijke interventies:

• Richt organisatieprocessen opnieuw in, zodat de nieuwe manier van werken in de formele organisatie geborgd is
• Ontwerp een organisatiestructuur waar rollen, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen op de juiste plek zijn belegd
• Zorg dat prestatie- en talentmanagement aansluit op het gewenste gedrag

Kunnen

Een ander essentieel onderdeel van duurzaam veranderen is het in staat stellen van mensen om de gewenste verandering uit te voeren. Zorg dat mensen weten hoe ze moeten veranderen door een groeimindset te creëren en te focussen op de lessons learned.

Mogelijke interventies:

• Bedenk en implementeer micro-acties om gewenst gedrag en vaardigheden te oefenen
• Faciliteer (digitale) kennisuitwisseling en zorg voor voldoende IT-ondersteuning
• Implementeer feedbackloops en geef feedback ‘in het moment’ in plaats van tijdens periodieke feedbackgesprekken

Mogen

Tot slot is het belangrijk om mensen het gevoel te geven dat zij invloed hebben op een positieve uitkomst van de verandering. Creëer een gevoel van positiviteit, optimisme, veiligheid en zekerheid.

Mogelijke interventies:

• Bouw een community met gedeelde waarden en doelen. Ontwikkel rituelen om successen te vieren en verbondenheid te stimuleren
• Coach het leiderschap om gesprekken te voeren en teams te leiden op een manier die past bij het bedrijf of doel
• Implementeer fysieke triggers om gewenst gedrag te stimuleren

Veranderen vereist een gerichte aanpak

Veranderen is gewoon echt moeilijk. Naast dat het veel tijd, aandacht en toewijding vraagt, zijn wij als mensen ook moeilijk te veranderen. Het is een enorme ambitie om 17 miljoen mensen allemaal, van de-een-op-andere-dag, consequent 1,5 meter afstand van elkaar te laten houden. Gelukkig heeft inmiddels het merendeel van de mensen het gewenste gedrag overgenomen.

Ik weet niet of Mark Rutte bekend is met ons Veranderwiel, maar ik zie heel wat van onze veranderaanpak terug. Volgens mij zijn er op alle componenten maatregelen genomen of interventies gepleegd. Waarom was het dan toch zo moeilijk om bij alle Nederlanders social distancing erin te krijgen?

Naar mijn mening zit de uitdaging in de set van maatregelen en interventies. Om een verandering effectief te implementeren moet de impact, de pain & gain, voor elke groep duidelijk zijn. Op basis hiervan kan dan een gerichte set aan veranderinitiatieven worden gedefinieerd en uitgerold. De set aan initiatieven zijn dan afgestemd op de rationale en emotionele motivaties van elke groep.

Als de groep uit 17 miljoen mensen bestaat, is dit een gigantische uitdaging. Idealiter zou je voor deze verandering voor elke groep binnen de totale populatie de impact in kaart moeten brengen. Vervolgens start je bij elke groep met gerichte interventies en communicatie. Een onrealistische taak binnen de tijd die we hebben.

Hoe nu verder?

De wereld om ons heen verandert opeens in rap tempo. Met grote gevolgen voor de economie en bedrijven. Bedrijven zijn meer dan ooit gedwongen om te veranderen of na te denken over de toekomst. Wij helpen hier graag bij. Virtueel of op 1,5 meter afstand.