Frank Beentjes is administratief medewerker bij Been Management Consulting. Hij vertelt in dit interview over onze eigen digitale transformatie. Ben je een startende ondernemer of heb je ook ideeën om jouw eigen administratie slimmer in te richten? Dan kan onderstaand artikel je een hoop tijd besparen.

Waarom digitaliseert Been?

De afhandeling van de financiële administratie en de projectadministratie kan een tijdrovende klus zijn. Toen we nog een relatief kleine organisatie waren, deden we dit nog handmatig. Op een gegeven moment waren we met zo’n vijftien mensen en was de noodzaak daar om ICT-hulpmiddelen in te gaan zetten.

Welke zaken kunnen er worden geautomatiseerd?

Als dienstverlenend bedrijf in de consultancy branche is de inzet van consultants bij onze opdrachtgevers de bron van inkomsten. Het efficiënter maken van de urenregistratie en de daarbij horende mailwisselingen was een van mijn eerste taken bij Been. We werkten eerst met Excel-bestanden, maar ik kwam er al snel achter dat er tal van slimmere vormen zijn.

Uiteindelijk hebben wij gekozen voor een oplossing die simpel maar doeltreffend was: Clockwise. Hiermee konden medewerkers eenvoudig zelf hun uren invullen, waardoor ik de uitgaande facturen met een paar klikken kon versturen. Dit leverde veel tijdwinst op en daarnaast was de foutgevoeligheid een stuk lager dan in Excel.

Welke systemen zijn afgevallen?

Clockwise was prima geschikt voor het registreren van uren, het maken van de facturen en het opstellen van rapportages. Maar door de snelle groei van de organisatie zijn we halverwege 2018 overgestapt op Simplicate. Hierin kunnen naast de projectadministratie ook alle data op het gebied van CRM & HR integraal met elkaar samenwerken. Hiermee maakten we de stap om alle dagelijkse administratieve werkzaamheden in één systeem onder te brengen.

Per 1 januari hebben we ook de boekhoudsoftware Cashweb vervangen. Hiervoor kwam Exact in de plaats. De belangrijkste reden is dat Exact wél een koppeling heeft met onze documentenhub Basecone. Dat is een digitale plek waar je alle facturen verzamelt voordat ze de boekhouding in gaan.

Wat zijn de meest tastbare voordelen?

Een letterlijk tastbaar voordeel is onze archiefkast. Die staat namelijk vol met facturen uit het verleden. Sinds Exact is alles digitaal. Dat scheelt enorm veel printwerk en het digitale archief is nu ook nog sneller te doorzoeken. En Basecone scant en herkent automatisch de aangeleverde facturen. Daardoor hoef ik vrijwel niets meer over te kloppen.

Heb je nog tips voor bedrijven die naar nieuwe systemen zoeken?

Het is erg belangrijk om bij de aanschaf van een systeem de tijd te nemen om na te gaan of een systeem daadwerkelijk aansluit op de organisatiestructuur en processen binnen jouw organisatie. Dit gaat nog weleens mis en zorgt voor onwenselijke workarounds en onduidelijkheid hoe de mensen binnen de organisatie een systeem zouden moeten gebruiken. De soepele demo is dus anders dan de werkelijkheid. Dit komt bovenop het feit dat verandering al veel aandacht nodig heeft.

Wil je meer weten over onze administratie en hoe wij werken met deze systemen? Neem dan contact op met Frank Beentjes via frank.beentjes@beenmc.com.