Stilstaan bij de vooruitgang in 6 stappen. Succes gegarandeerd!

Vaak weet je wel hoe je je werk beter kunt doen. Maar toch lukt dat niet altijd. En dat is natuurlijk frustrerend. Ik zie dat bij veel bedrijven. Mensen willen het graag ‘anders’ doen, maar weten ondanks ontelbare digitale tools en hippe apps niet ‘hoe’. Vergeet al die tools dan ook maar; een ouderwets ‘Brown Paper’ werkt het best. Door stil te staan bij de huidige situatie en deze in kaart te brengen op één grote poster met een stift en een paar post-its, zorg je voor meer efficiency, minder werkdruk, betere resultaten en meer plezier. Succes gegarandeerd.

Brown paper voorbeeld

In zes stappen werk je makkelijk naar een mooi eindresultaat:

  1. Geef iedereen een stem

Voordat je een brown paper-workshop organiseert, bepaal je op welk (deel van het) proces je je richt. Nodig iedereen uit die ermee te maken heeft. Dit vergroot de betrokkenheid en je geeft iedereen een stem en dus de kans om met elkaar in gesprek te gaan. Zo kan iedereen de knelpunten waar zij tegen aanlopen delen, evenals de oplossingen. Bespreek ook het effect van wat iemand anders doet op de volgende stap in het proces; een mooie basis om tot een oplossing te komen.

  1. Geef het huidige proces en alle knelpunten weer op een brown paper

Een brown paper laat het huidige proces zien op een poster van twee bij zes meter. Je maakt het volledige proces van een product of dienst inzichtelijk door de verschillende activiteiten per medewerker stap voor stap af te gaan en op de poster te zetten. Je krijgt hiermee ook een goed inzicht in wat wel en wat geen waarde toevoegt.

  1. Bepaal de grondoorzaak van de knelpunten

Je loopt dus het werkproces af en noemt hierbij de knelpunten. Die plak je op de poster. Zo ontstaat er een natuurlijke setting om de impact van de huidige manier van werken te bespreken. Geef ook de zwaarte van de knelpunten aan, zodat je ze goed kunt prioriteren. Vraag bij elk knelpunt goed door naar de grondoorzaak. Je zult zien dat deze vaak ergens anders ligt dan je denkt.

Brown Paper workshop

  1. Stel prioriteiten

Veel verbeterinitiatieven stranden door een gebrek aan tijd en focus. Je hebt al snel een lange lijst aan verbeterpunten. Nu is het zaak op zoek te gaan naar de meest effectieve oplossingen die op korte termijn doorgevoerd kunnen worden. Door deze ‘quick wins’ krijgen alle betrokkenen het vertrouwen dat er naar hen geluisterd wordt en dat ze invloed hebben op de verandering.
Langetermijnoplossingen verdienen een meer projectmatige aanpak. Ook dit kun je goed met een brown paper in kaart brengen.

  1. Bedenk met dezelfde mensen het gewenste proces en implementatieplan

Probeer de tijd tussen het benoemen van verbeterinitiatieven en het daadwerkelijk oplossen van de knelpunten zo kort mogelijk te houden. Vraag of medewerkers zelf de verbeteringen willen uitwerken in een plan van aanpak, waar ook de activiteiten instaan om andere collega’s te informeren en eventueel te trainen. De medewerker heeft dan zelf invloed en voelt zich eigenaar van zowel het probleem als de oplossing, en dat is nodig bij verandering.

  1. Creëer een vast ritme om de voortgang te bespreken

Om te voorkomen dat je organisatie terugvalt in de oude manier van werken is het belangrijk om volgens een vast ritme de verandering door te voeren. Dit begint bij een regelmatig overleg om de veranderingen te ontwerpen, te communiceren, te trainen en door te voeren. Daarna meet, bespreek en stuur je de verandering bij. Pas als je zeker weet dat de effectiviteit en efficiency duurzaam zijn verbeterd, kun je het ritme van opvolging terugbrengen. Samen kun je dan een nieuw werkproces onder de loep nemen.

 

Heb je vragen over een brown paper-workshop? Mail me gerust: ralph.lodder@beenmc.com of bel me op 06-24 95 48 29. Een bericht via LinkedIn mag natuurlijk ook. Ik help je graag verandering te realiseren die (langdurig) effectief is.

Meer weten?

Roel Beentjes - Been Management Consulting

Wellicht vind je dit ook interessant

Jeroen Janssen OLVG

Het verhaal van het OLVG

Zoals op veel plekken de zorg moet er ook op de MDL-poli (maag, darm en lever, red.) van het OLVG veel gebeuren met weinig mensen. MDL-arts Jeroen Jansen wil, samen met zijn collega Margien Seinen,…

Lees verder »

Ontmoet onze people & culture manager Tosca Spee

People & culture manager Tosca Spee noemen we ook wel de lijm van ons bedrijf. Voor kandidaten is zij het eerste gezicht van Been Management Consulting. Hoe omschrijft zij onze people & culture? Welke rol…

Lees verder »

abbvie

Het verhaal van AbbVie

Vergrijzing, oplopende kosten, personeelstekorten. De Nederlandse zorg staat voor grote uitdagingen. Hoe kunnen farmaceuten bijdragen aan het toekomstbestendig maken van het zorgsysteem? We spreken Tim Rombouts en Thomas Vedder van het Healthcare Innovation Team van…

Lees verder »