We hebben er allemaal een mening over: vergaderingen. Zijn ze nou nuttig of niet? ‘Tijdverspilling’ zegt de ene en ‘van cruciaal belang’ zegt de andere. En zelf heb je waarschijnlijk ook weleens in een vergadering gezeten waarin je dacht: ‘Wat doe ik hier?’. Lees daarom in deze blog hoe je vergaderingen effectiever en efficiënter maakt, en dan in het bijzonder het prestatieoverleg:

“Een prestatieoverleg is een gestructureerd overleg waarin je vanuit een vast ritme proactief zowel gedrag als prestaties bespreekt met als doel grip en controle te krijgen en prestaties continu te blijven verbeteren.”

Figuur 1: Het Hoofd & Hart model.

Om prestaties te verbeteren kun je aan verschillende knoppen draaien. Denk hierbij onder andere aan een duidelijke visie en strategie, een eenduidige werkwijze met heldere rollen en verantwoordelijkheden, inspirerend leiderschap met de juiste stuurinformatie om voortgang in prestaties tijdig te kunnen opvolgen en uiteraard houding en gedrag van de medewerkers.

Bij Been Management Consulting geloven we alleen niet dat je prestaties kunt verbeteren door simpelweg één van deze factoren te beïnvloeden. Wij stellen dat je duurzame resultaten alleen kunt realiseren met een combinatie van Hoofd & Hart, oftewel een combinatie van technische en menselijke factoren die je tegelijkertijd beïnvloedt. Deze blog is onderdeel van een reeks blogs omtrent prestatieverbetering.

Structuur van vergaderen als toverwoord

Deelnemers vinden een vergadering meestal nuttig als de vergadering gestructureerd en voorbereid is. Daarom is het zinnig om een vergadering op te delen in drie delen: de voorbereiding, de vergadering (prestatieoverleg) en de opvolging. Per onderdeel geef ik je drie tips zodat je zelf meer uit de vergadering kunt halen.

Figuur 2: Vergaderdelen van een prestatieoverleg, de percentages zijn een indicatieve tijdsbesteding.

De voorbereiding

Een vergadering voorbereiden klinkt als de normaalste zaak van de wereld. Toch blijkt dat vaak een uitdaging. De dagelijkse rompslomp zorgt namelijk voor tijdsgebrek om de vergadering goed voor te bereiden.

De voorbereiding is cruciaal om de gesprekken efficiënt en to the point te houden. Zo wordt de vergadering actie gedreven in plaats van een ‘bijpraatsessie’ over de stand van zaken. Van tevoren doorloopt iedereen drie stappen. Allereerst moet je alle benodigde documenten voor de vergadering verzamelen en bestuderen. Vervolgens kun je vragen of opmerkingen formuleren aan de hand van de bevindingen. Tot slot kun je al nadenken over acties ten behoeve van de verbetering van de resultaten.

Tips voor het voorbereiden van een vergadering:

1. Lees alle relevante documenten tijdig door en formuleer vragen of opmerkingen voor de start van de vergadering.
2. Bereid de openstaande acties voor; wat is er gedaan, wat moet er nog gebeuren, heb je hulp nodig?
3. Haal tijdig informatie op die nodig is om beslissingen te nemen in de vergadering.

De vergadering (het prestatieoverleg)

De vergadering is qua tijdsbesteding vaak het kortste vergaderdeel, maar het enige moment waarin alle betrokken samen in dezelfde ruimte zijn. Daarom is het belangrijk dat juist dit moment efficiënt en effectief verloopt.

Om vergaderingen te structureren maken we bij Been Management Consulting vaak gebruik van een vergaderovereenkomst (Figuur 3). In zo’n overeenkomst leg je de structuur van de vergadering vast. Bouwblokken van een vergaderovereenkomst zijn: (1) de doelstellingen van de vergadering, (2) de agenda, (3) de KPI’s, (4) de input- en output-documenten, (5) de deelnemers, (6) de frequentie, locatie en het tijdstip en tot slot (7) de grond- of gedragsregels van de vergadering.

Figuur 3: Voorbeeld van een standaard vergaderovereenkomst.

Naast structuur is gedrag een belangrijk component in vergaderingen. Oftewel: vertoont iedereen het juiste gedrag om de prestaties positief te beïnvloeden? Ook dat zul je herkennen – iemand komt te laat of onvoorbereid binnen, waardoor de vergadering gelijk verstoord wordt en daardoor minder efficiënt en effectief is.

Definieer daarom vooraf wat voor gedrag het team wil zien in de vergadering. Hierin is het belangrijk om in acht te nemen dat de vergadering een middel is om een doel te bereiken. Een prestatieoverleg is bedoeld om de prestaties te verbeteren en moet dus actiegericht zijn – geen bijpraatsessie over alle problemen die de prestaties negatief beïnvloeden.

De ambitie die regelmatig gedefinieerd of uitgesproken wordt is om alle acties de volgende dag opgelost te hebben, niet in acht nemend of de actie een hoge prioriteit of urgentie heeft. Dat is niet wenselijk. Deadlines scheppen verwachten en als de verwachtingen voor langere tijd niet worden gehaald, kan dit leiden tot irritatie en afbreuk van de vergaderingen. Het is daarom raadzaam om bij iedere actie de juiste en realistische deadline te definiëren.

De Eisenhower matrix is een makkelijke manier om de juiste prioriteit aan een actie mee te geven, zodat deze tijdig en goed kan worden opgepakt. De matrix is een prioriteringshulpmiddel met twee assen en vier kwadranten. De assen geven aan of een taak (1) urgent of niet urgent is en of deze (2) belangrijk of niet belangrijk is. Hieronder zie je de kwadranten waarmee je de taken kunt indelen.

Figuur 4: de Eisenhower Matrix.

Tips voor een efficiënte en effectieve vergadering:

1. Definieer heldere en haalbare acties met realistische deadlines.
2. Spreek elkaar aan op het vertoonde gedrag (zoals te laat komen of de telefoon opnemen in een vergadering – maak hier duidelijke, expliciete afspraken over).
3. Evalueer regelmatig met elkaar of de vergadering de gestelde doelen haalt en stel indien nodig de doelen bij.

De opvolging

Het derde en laatste deel van een vergadering is de opvolging. Na afloop van de vergadering worden afgesproken acties en besluiten uitgevoerd Er is een overlap tussen de opvolging en de volgende voorbereidingsperiode, omdat je bij het uitvoeren van toegewezen acties ook al bezig bent met de voorbereiding van de volgende vergadering.

Gestelde deadlines scheppen bij het team verwachtingen voor de volgende vergadering. Belangrijk in de opvolging is dat je proactief blijft communiceren om zo ‘de verwachtingen te managen’, zodat er geen verrassingen ontstaan bij de volgende vergadering. Meld het dus als je een deadline niet gaat halen.

Tips voor de opvolging van een vergadering:

1. Bepaal per actie wanneer je deze gedaan moet hebben en handel hiernaar (via een gezamenlijke actielijst).
2. Vraag tijdig om hulp bij het uitvoeren van je acties (je collega’s hebben ook maar gelimiteerde tijd).
3. Communiceer proactief omtrent de voortgang van je acties, zodat er geen verrassingen ontstaan binnen het team.

Deze blog is een deel van een reeks blogs omtrent prestatieverbetering. Houd onze LinkedIn of ons nieuwsoverzicht in de gaten voor de toekomstige blogs.

Koen Mimpen helpt organisaties bij het implementeren van prestatieverbetering. Heb je een vraag voor hem? Stuur dan een bericht op LinkedIn of mail naar koen.mimpen@beenmc.com.