Ons leven wordt steeds hectischer. Zowel in zakelijke als privé context komt er steeds meer informatie op ons af. Een groot deel van deze informatie betreft zaken waarbij er iets van ons verwacht wordt, of dit nu aan ons toebedeelde projecten, acties en vragen zijn, of zaken waarvan we zelf vinden dat we er iets mee moeten doen. Deze hoeveelheid aan verantwoordelijkheden kan zo overweldigend zijn dat, zonder een georganiseerd systeem, ze in ons hoofd blijven zitten en een gevoel van stress kunnen veroorzaken. Als je de volgende symptomen herkent, lees dan vooral verder:

Heb jij:

• Een uitpuilende inbox waarin gelezen en ongelezen e-mails door elkaar staan en je hier continue doorheen moet scrollen op zoek naar die ene mail waar je nog iets mee moest?
• In het weekend, terwijl je lekker op het terras zit, het onrustige gevoel dat je eigenlijk nog wat zaken voor je werk moest afmaken?
• Het gevoel dat je elke dag hetzelfde actielijstje opnieuw aan het overschrijven bent?
• Een continue stemmetje in je hoofd dat je niet moet vergeten aan je collega te vragen hoe het staat met actie X?
• Zoveel tijdrovende activiteiten tussendoor dat je niet toekomt aan de dingen die je eigenlijk zou moeten/willen doen?
• Zo vlak voor de vakantie extra stress, omdat je nog zoveel zaken moet afronden?

Niet getreurd, er is iets aan te doen. Zou het niet fijn zijn om je hoofd volledig leeg te maken zodat je tijdens je vakantie volledig tot rust kunt komen én na de vakantie georganiseerd weer te beginnen? Met de ‘Getting Things Done’ aanpak van David Allen kan dat. Deze methode is erop gebaseerd dat je to-do’s pas echt kunt vergeten als je een betrouwbaar extern systeem hebt waarvan je zeker weet dat je aan je acties herinnert wordt op het moment dat het nodig is. Toegegeven, de ‘full swing’ methode gaat ver, maar de basis is gebaseerd op een aantal eenvoudige technieken de je last al heel wat draaglijker maken:

1. Zorg voor een beperkt aantal ‘vergaarbakken’ waar je onverwerkte informatie in verzamelt, bijvoorbeeld je mailbox en notitieblok;
2. Behandel elk item en neem actie op basis van een aantal eenvoudige regels:
   1. Moet je er iets mee doen? zo nee gooi het dan weg;
   2. Wil je het bewaren ter referentie, maar hoeft er geen actie plaats te vinden? Archiveer het dan;
   3. Kost de betreffende actie minder dan twee minuten tijd? Doe het dan direct;
   4. Moet deze actie op een specifiek moment gebeuren? Plaats hem in je ‘Agenda’;
   5. Is het een actie die op korte termijn moet worden
      opgevolgd, zo gauw je hier tijd voor hebt? Plaats hem op je ‘Next action’ lijst;
   6. Is het een actie die iemand kan uitvoeren? Delegeer dit dan en plaats hem op je ‘Waiting for’ lijst;
   7. Wil je misschien ooit iets met de actie doen, maar hoeft dit niet op korte termijn? Bewaar deze op je ‘Someday/maybe’ lijst
3. Zorg voor dagelijks en wekelijks onderhoud van de genoemde lijsten.

Op deze manier heb je altijd overzicht op alle dingen die je nog moet doen en hoef je hier tussendoor niet meer over na te denken.

Fijne vakantie!