Gedragsverandering lastig? Transformatie-expert Nina Jongkind legt het uit
Jorit Hajema
22 apr 2019

Nina Jongkind is transformatie-expert bij Been Management Consulting. Ze heeft 9 jaar ervaring met (internationale) organisaties en culturele transformaties binnen diverse industrieën. Wij spraken haar over hoe zij teams en leiders coacht op het gebied van agile transformation en gedragsverandering.

In ons vorige gesprek legde je uit dat voor een succesvolle agile aanpak vooral verandering van mentaliteit nodig is. Hoe krijg je dat voor elkaar?

Agile is een mindset waar allemaal gedragingen onder vallen. Eén van die gedragingen is omgaan met het onbekende. We coachen leiders een duidelijke visie te communiceren, kaders te stellen en richting te geven. We boren ook intrinsieke motivatie aan. We stimuleren mensen hun drijfveren te ontdekken en in te zetten. Zo faciliteer en stimuleer je teams om autonoom te handelen. Dat is de basis van gedragsverandering.

Met onze opdrachtgevers werken we vanuit de filosofie dat aan de ontwikkeling van een gewoonte een x-aantal dagen oefening voorafgaat. Daarom geven we mensen om de dag een kleine opdracht en alle opdrachten samen leiden naar het grotere doel.

Kun je een voorbeeld geven van deze opdrachtjes voor gedragsverandering?

Als het doel kennisdeling is, kan een eerste opdracht zijn: lees een artikel op internet en praat er met een collega over. De tweede opdracht is iemand vragen mee te kijken naar iets wat je lastig vindt. Of bied je hulp aan als je iemand ziet worstelen. Of vraag je leidinggevende naar zijn of haar belangrijkste carrièretip en bedenk hoe dat op jouw situatie van toepassing kan zijn. Met al deze kleine stapjes oefen je gedrag dat op heel natuurlijke wijze onderdeel wordt van de manier waarop je werkt.

Hoe zorg je ervoor dat mensen deze opdrachten daadwerkelijk uitvoeren in de dagelijkse hectiek?

We vertrouwen op eigen verantwoordelijkheid, maar natuurlijk stimuleren we mensen om het er met elkaar over te hebben. Een groot deel van de opdrachten heeft een interactief karakter en vraagt dus om overleg. We stimuleren leiders in teammeetings de voortgang van opdrachten te checken én hierin het goede voorbeeld te geven. Deze voorbeeldrol is cruciaal. De opdrachten duren maximaal 5 minuten en zijn dus kort. Heeft iemand een opdracht niet gedaan? Dan onderzoeken we gezamenlijk de onderliggende reden.

Goed leiderschap is dus cruciaal?

Alles begint bij leiderschap. We starten dus bij het leiderschapsteam. We maken een zogenoemde visiemap om de strategie inzichtelijk te maken. We bepalen dan wat we aan de bedrijfskant en mensenkant willen aanpassen om de strategie te realiseren. Deze visiemap leggen we binnenkort in een nieuwe blog uitgebreider uit.

Vind jij dat iedere organisatie agile zou moeten adopteren?

Het is de agile mindset die we aanleren. Oftewel: we leren een organisatie in kleine stapjes steeds wendbaarder te worden, omdat gedragsverandering iets geleidelijks is. Vorm over meerdere afdelingen heen een gemeenschappelijk doel. Kom dan regelmatig bij elkaar en werk in kleine stapjes toe naar dat doel. En controleer continu of je op de goede weg bent. Wat belangrijk is: het doel staat vast, maar de weg niet.

Gedragsverandering - Agile - Been Management Consulting

Raken traditionele functie van mensen steeds meer op de achtergrond?

Klopt. We bewegen steeds meer richting een rol gedreven aanpak. Neem marketing en verkoop als voorbeeld. In de klassieke aanpak blijft iedereen binnen het eigen kader. De marketeer doet de marketing en de verkoper doet de verkoop. Maar tegenwoordig kijken we samen hoe je een product het beste op de markt kunt brengen.

Als de verkoper een goed idee heeft voor een reclamecampagne, kan hij of zij de bijbehorende taken zelf oppakken. Wie wat oppakt heeft dus minder met ruimte in de agenda of titelfunctie te maken, maar juist meer met wie waar energie van krijgt, of wie ergens goed in is of goed in wil worden. Zo zet je alle kennis en vaardigheden optimaal in, in tegenstelling tot de traditionele aanpak waarin je alleen werkt aan de taken binnen je eigen functieomschrijving.

Hoe voorkom je dat iedereen van alles een beetje gaat oppakken?

Om focus te houden in het proces is goede begeleiding van de teams dus cruciaal. Daarnaast is belangrijk dat de onderlinge afstemming goed is. En omdat je met elkaar continu het doel in de gaten houdt, kun je elkaar makkelijk aanspreken op gedrag. Daarmee heb je een gemeenschappelijk doel en voelt iedereen zich verantwoordelijk. Die drie leiden tot een duidelijke taakverdeling.

Hoe ziet een agile vergaderstructuur eruit?

Er wordt veel doelgerichter overlegd. In een agile meeting kom je bij elkaar om aan de slag te gaan. Openstaande acties worden kort besproken en buiten de vergadering opgepakt. De insteek van de meeting verandert van ‘even updaten’ naar het realiseren van een doel. Dat geeft meer energie en leidt tot kortere meetings.

Tenslotte. Jullie adviseren opdrachtgevers over agile, maar hoe agile is Been Management Consulting zelf?

We zijn sowieso geen traditioneel georganiseerd bedrijf. Been Management Consulting vormt een team van professionals die verschillende opdrachten met elkaar realiseren. Daarnaast stellen wij onszelf doelen waar wij gedurende het jaar met elkaar aan werken, buiten de opdrachten voor onze opdrachtgevers.

Binnen de diensten die we leveren passen we de agile mindset toe, maar natuurlijk alleen als dat relevant is. Wij moeten als adviseurs het goede voorbeeld geven. Zo koppelen we idealiter een budget aan een doel, maar we leggen de weg ernaartoe nog niet helemaal vast. Dat is een vernieuwende manier van consultancy bedrijven, die wij aan kunnen bieden omdat we relatief klein zijn. We zijn snel en flexibel en dat sluit naadloos aan bij de agile mindset. Been Management Consulting laat wat mij betreft zien hoe consultancy er in de toekomst uit zal zien.

Leestip: we spraken Nina eerder over het nut van wendbaar veranderen. Via LinkedIn staat ze open voor vragen.