Hoe je dankzij de CIA medewerkers meekrijgt bij transformaties
Malou Bok
08 mei 2019

“De CIA verzamelt geheime informatie en is verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste informatie aan beleidsmakers.”

Dat is wat de Change Impact Assessment (CIA) doet voor veranderingen in de organisatie. Je gebruikt deze werkwijze om veranderingen en hun impact op de organisatie, processen of functies gestructureerd vast te leggen. Dit doen we samen met een klantteam en we betrekken alle medewerkers waarvoor de veranderingen relevant zijn.

De kenmerkende aanpak van Been Management Consulting komt bij de CIA duidelijk naar voren: wij starten bij WE, en werken dan aan de WHY, HOW, en WHAT.

Start met de WE

Samenwerking staat centraal in alles wat wij doen. We werken zij-aan-zij met een team uit de organisatie en starten met het bepalen van de ontwikkelambitie: in hoeverre wil het team snelheid maken, begeleiding krijgen en in de toekomst volledig zelfstandig een Change Impact Assessment kunnen uitvoeren?

regie na change impact assessment

Onze aanpak is erop gericht om anderen te ontwikkelen. Dit doen we door kennis en verantwoordelijkheden stapje voor stapje over te dragen. In het begin zitten wij als het ware voorop de fiets en sturen we een organisatie door de eerste fase. Daarna schuiven we steeds verder naar achteren. Hierbij dagen we het team uit meer zelf te doen. Zo maakt het team zélf de assessment en begeleiden ze workshops met groepen medewerkers. Uiteindelijk fietst het team volledig zelfstandig en geven wij enkel nog hints vanaf de zijlijn. Zo bouwen we competenties en kan het team doorfietsen, ook als wij weg zijn.

WHY – resultaat staat voorop

Organisaties veranderen niet om te veranderen. Organisaties veranderen om het beter te doen, om prestaties te verhogen en om strategische doelen te realiseren. Toch zie je vaak dat juist bij veranderingen prestaties in een dip komen. De prestaties kunnen ook achterblijven op schema of zelfs helemaal niet op het gewenste niveau komen.

Met de Change Impact Assessment bepalen we de benodigde acties en interventies, waarmee je verandering ondersteunt, duurzame verandering realiseert en de prestaties verbetert.

prestatiedip na verandering

HOW – sturen op gewenst gedrag

We starten met een kick-off met het gehele team. Samen bepalen we de ‘stip op de horizon’, oftewel waar de organisatie in de toekomst wil staan. We beschrijven de weg daarnaartoe, eventuele obstakels, gerelateerde initiatieven en manieren om onze voortgang te meten. Ook benoemen we het gewenste gedrag; wat kunnen medewerkers doen om de ‘stip’ te bereiken en in de toekomst goed te presteren? Tot slot bepalen we welke stakeholders invloed hebben op het succes van de verandering of belang hebben bij de verandering.

Dan gaan we echt aan de slag. De CIA werkwijze wordt ingevuld door degenen die verantwoordelijk zijn voor de verandering en die over (voor anderen wellicht nog) ‘geheime’ informatie beschikken. Zij leggen vast wat er verandert, voor wie iets verandert, wat het type verandering is, wat er positief en negatief is, wat de impact is en welk gedragscomponent van verandering aandacht vraagt. Bij elke verandering bedenken we passende acties en interventies.

Change impact assessment teamoverleg

Let op: de kans is groot dat sommige geïdentificeerde acties en interventies direct moeten worden uitgevoerd! Zo kan het zijn dat je de ‘beleidsmakers’ moeten informeren over potentiele issues. Of zelfs dat je terug naar de tekentafel moet omdat niet alle implicaties meegenomen zijn in het ontwerp. En soms moet het verhaal over de ‘why’ van de verandering nog beter worden uitgelegd.

Vervolgens wordt de ‘geheime’ informatie van de CIA gedeeld met groepen medewerkers die in het assessment zijn geïdentificeerd. Vaak is dit de eerste keer dat medewerkers horen wat er gaat veranderen en wat de verandering voor hen betekent. Dit is hét moment om betrokkenheid van medewerkers te creëren.

De groepen medewerkers worden gevraagd om hun eerste reacties, vragen, zorgen en opmerkingen te delen. Het team maakt vervolgens een Q&A en scherpt de Change Impact Assessment aan. Zo ontstaat een meer gedetailleerde assessment. De teamleden delen de aanvullingen weer met de medewerkers en houden hen op de hoogte van de implementatie van acties en interventies.

WHAT – tastbare resultaten

Samen met Been Management Consulting maak je:

  • De beschrijving van de ‘stip op de horizon’ en het bijbehorende gewenste gedrag
  • Een stakeholderanalyse en een ingevulde Change Impact Assessment-tool
  • Een overzicht van veranderingen en hun impact in een dashboard
  • Een implementatieplan inclusief alle benodigde acties en interventies
  • Een team dat competent is om een Change Impact Assessment uit te voeren

Contact

Wil je meer weten over de Change Impact Assessment of ben je benieuwd hoe deze werkwijze jouw organisatie kan helpen? Neem dan contact met mij op (06 13 55 59 19, malou.bok@beenmc.com of via LinkedIn). Ik ga graag met je in gesprek!