Agile transformation expert Nina Jongkind over de kracht van wendbaar veranderen
Iris Bruinink
07 jan 2019

Nina Jongkind is transformatie expert bij Been Management Consulting. Ze heeft 9 jaar ervaring met (internationale) organisaties en culturele transformaties binnen diverse industrieën. Wij spraken haar over de kracht van agile en wendbaar veranderen.

Nina, wat is agile transformatie precies?

Agile is een mindset om met elkaar binnen een bedrijf buiten de traditionele bedrijfsstructuur te werken om de klant centraal te stellen en om wendbaar in te spelen op veranderingen in de markt of bij de klantvraag.

Waarom is dat zo juist nu zo belangrijk?

De markt verandert, klantvragen veranderen en überhaupt alles verandert sneller om ons heen. Negen van de tien bedrijven zijn onvoldoende in staat om snel genoeg in te spelen op die verandering. Door wendbaar te organiseren en daartoe mensen in staat te stellen kan een organisatie sneller inspelen op de veranderende vraag en de klant centraal stellen.

Kun jij uitleggen hoe de toenemende snelheid van ontwikkelingen traditioneel ingerichte bedrijven beïnvloedt?

Agile is ontstaan vanuit de IT hoek. IT applicaties werden pas een jaar na opdracht opgeleverd en speelden dan allang niet meer in op de wensen van de klant of van de medewerker. Dat moest dus anders. Het proces tot de levering van een product kan soms wel 6 tot 9 maanden duren, terwijl als een bedrijf agile is ingericht en producten of diensten zo ontwikkeld zijn dat ze met kleine iteratieslagen continu verbeterd worden, wordt het proces enorm ingekort. Zo kan er veel beter worden ingespeeld op wat nodig is.

En voor bedrijven die diensten aanbieden, hoe werkt het dan?

Als je een dienst aanbiedt kun je je openstellen voor ideeën vanuit de samenleving of vanuit een specifieke klant. Zo’n idee kun je dan een paar weken testen. Je kijkt waar je tegenaan loopt en op basis daarvan ga je het verder ontwikkelen of zet je het stop. Zo kun je stukje bij beetje verbeteren. Je kunt met kleine dingen beginnen, bijvoorbeeld oefenen met klanten via WhatsApp te bedienen of ze online wensen door te laten geven. Je maakt hiervoor een kleine portal en vanuit daar test je wat wel of niet aanslaat en kun je het verder ontwikkelen. Je ontwikkelt dus altijd iets om mee te kunnen oefenen om beter op de klantvraag in te kunnen spelen. Zowel bij producten als bij diensten.

Agile transformation - Been Management Consulting

Agile is een heel andere manier van werken dan wat de meeste bedrijven gewend zijn. Hoe ga je om met weerstand?

Wat werkt is om als eerste stap zelf het goede voorbeeld te geven. Zo werken wij vanuit Been Management Consulting zelf agile op een project waarbij het adopteren van een agile mindset één van de doelen is, die later aan bod zullen komen. Zo kan de organisatie alvast wennen.

Kun je ons eens meenemen hoe dat precies werkt?

Het doel staat centraal en het budget staat vast, maar de weg ernaar toe niet (helemaal). We bekijken al naargelang wat er nodig is om snel te kunnen inspelen op veranderingen en behoeften in de organisatie en in de vraag van de klant. Je merkt bij deze werkwijze dat er behoefte is grip te hebben op de voortgang, of we wel de juiste dingen doen en of we wel on track zijn. Om goed te blijven afstemmen en verwachtingen te managen is communicatie essentieel. Het kost wat meer tijd om deze manier van werken in te bedden, maar het resultaat is dat met het beschikbare budget veel meer kan worden gedaan en beter op de actualiteit kan worden ingespeeld. Om projecten op deze manier aan te kunnen vliegen is vertrouwen nodig tussen ons en de opdrachtgever, omdat het gevoel van controle veel minder groot is.

Zie je dat mensen gedurende het proces terugvallen in oude gewoontes?

Zeker. Uiteindelijk wordt er toch gevraagd: ‘ja maar wat gaan we nu precies doen, wat wordt er opgeleverd?’ Dat de exacte invulling gaandeweg duidelijk wordt, dat vinden veel mensen nog spannend. Ik merk dat ik dan zelf ook terugval in het geven van voorbeelden wat minder agile is, maar een beeld schetsen is vaak nog nodig om te kunnen begrijpen waar we naartoe werken. In de klassieke agile aanpak wordt er een prototype gebouwd en dat doe je zo eigenlijk ook. Het doel is leidend, maar ieder bedrijf heeft iets van kaders nodig waarbinnen dat ontwikkeld wordt. Dat hebben wij zelf ook echt moeten leren.

Agile transformation - ouder - Been Management Consulting

Zijn jonge mensen geschikter voor de agile manier van werken dan de oudere generatie? 

Ik denk niet dat het met leeftijd te maken heeft. Er zijn altijd dingen waar mensen blij van worden en waar ze echt goed in zijn, ongeacht hun leeftijd. Als je ze vraagt waar ze energie van krijgen dan komen er competenties boven tafel die heel waardevol zijn in iedere agile transformatie of agile omgeving. Vooral de mentaliteit is belangrijk: mensen moeten er voor openstaan om hun huidige kader en rol enigszins los te laten en wat meer om te kunnen gaan met het onbestemde of niet precies weten waar het naartoe gaat. Dat heeft meer met type mens dan met leeftijd te maken.

Voor een succesvolle agile aanpak is vooral verandering van de mentaliteit van mensen binnen een organisatie nodig. In Nina’s blog over gedragsverandering vertelt ze hoe zij teams en leiders coacht de gewenste houding en het gewenst gedrag te ontwikkelen.