Zoals op veel plekken de zorg moet er ook op de MDL-poli (maag, darm en lever, red.) van het OLVG veel gebeuren met weinig mensen. MDL-arts Jeroen Jansen wil, samen met zijn collega Margien Seinen, met een virtuele poli voor chronische darmpatiënten de druk op de specialistisch verpleegkundigen verminderen. Maar hoe maak je tijd voor een digitaal project als iedereen al het al razend druk heeft? Hoe heeft Been Management Consulting hierbij geholpen? Jeroen vertelt.

De druk op de zorg is groot, wat merk je hiervan bij jouw vakgroep?

Jazeker, er is geen ontkomen aan. We merken het vooral bij de verpleegkundig specialisten, die een stuk van de zorg overnemen van de 16 MDL-artsen die bij ons werken. Dat zijn specialistisch verpleegkundigen die ons hierin ondersteunen en ook (kwaliteit en innovatieve) projecten op het gebied van IBD (inflammatoire darmziekten, red.) doen. Een aanzienlijk deel van onze patiënten, zo’n 2.500, heeft een chronische darmziekte. De behandeling van deze groep vergt veel tijd en energie. We verwachten dat het aantal patiënten gaat toenemen, de complexiteit van behandelingen toeneemt. Terwijl de verpleegkundigen het al razend druk hebben. Daarom zetten we in op een virtuele poli, waarbij we deze patiënten veel meer vanuit huis kunnen monitoren. Zij vullen dan zelf gegevens in onze portal: als de waarden goed zijn, hoeven zij niet op spreekuur te komen. Als er iets aan de hand is, dan weten we dat sneller en kunnen zij eerder terecht. Dit moet onze verpleegkundigen, maar ook de patiënten zelf, gaan ontlasten.

Klinkt goed! Hoezo was er dan hulp nodig?

Heel eerlijk, de virtuele poli dreigde te mislukken. De specialistisch verpleegkundigen liepen al op hun tenen en zo’n digitaliseringsproject voelde alleen maar als extra werk. Die virtuele poli stond al bijna klaar, maar we kwamen niet verder. Toen wilde Farmaceut Takeda ons wel helpen via een partnership. Zij raadden ons aan om eens met Daniël Brouwer (onze collega, red.) te spreken.

Wat heeft Daniël met jullie gedaan?

Hij heeft met onze specialistisch verpleegkundigen drie workshops begeleid. We startten met onze huidige IBD-zorgprocessen. Natuurlijk hebben we al protocollen en systemen, maar Daniël tekende alle processen op een grote brown paper. Hij vroeg daarbij steeds door. Wat doe jij? Waar komt dat vandaan? Waar gaat het naartoe? Heel rustig ontwarde hij de bol wol. Het bleek dat we elkaar vaak heel erg bezighouden. Omdat we omweggetjes vinden voor een probleem dat steeds niet opgelost wordt. Omdat we in shifts werken en zowel via onze systemen als via mail als mondeling elkaar dubbel controleren. Uiteindelijk bleken we met een factor 4 bezig te zijn met hetzelfde probleem. Dat was confronterend hoor.

Dat kan ik me voorstellen. Wat was de oplossing hiervoor?

We hebben in de volgende workshops naar oplossingen gezocht en het hele proces LEAN ingericht. Nu staat er overzichtelijk en begrijpelijk proces voor iedereen. Daarvoor moeten we wel een aantal zaken veranderen: nieuwe betere afspraken, minder geitenpaadjes, beter verwachtingsmanagement. We hebben dan ook de bedrijfskundig manager MDL van het OLVG aangehaakt, die dat met ons kan gaan oppakken. Zij kan ook data gaan delen: is er straks inderdaad minder mail, kortere wachttijden?

Toch ben ik benieuwd. Waarom konden de verpleegkundigen zich wel vrij roosteren voor deze workshops?

Dat was zeker moeilijk. Maar iedereen begreep ook wel dat we eerst moeten investeren om er later meer plezier uit halen. In de eerste workshop stond iedereen na 10 minuten helemaal ‘aan’. We vonden het super interessant en leuk. En Daniël was erg geduldig.

Leuk om te horen. Wat is het resultaat, na die drie workshops?

Doordat we inzicht en overzicht hebben, komt ook tijd en ruimte vrij in het hoofd. Dat is nu al fijn. En als we straks de verbeteringen hebben doorgevoerd, kunnen we ook het project van de virtuele poli op pakken. Want die hebben we keihard nodig.

Waarom is dat zo belangrijk?

Patiënten met chronische zorg wil je digitaal kunnen monitoren. Thuisblijven als het goed gaat en eerder komen als er klachten zijn. Alleen dan kunnen we het groeiend aantal patiënten blijven behandelen. Als we op de oude voet doorgaan moet straks 1 op de 4 werkenden in de zorg werken. Dat gaat natuurlijk niet. We moeten mensen en middelen slimmer inzetten door te digitaliseren.

Over de toekomst gesproken: welke rol speelt duurzaamheid bij jullie?

Bedenk eens hoeveel reiskilometers worden bespaard met zo’n virtuele poli. Verder hebben we natuurlijk ook binnen het OLVG Green Teams die werken aan het verduurzamen van de zorg. Onze vakgroep heeft ook een ‘chef milieu’ die vanuit het OLVG steeds input krijgt. Als het niet steriel hoeft te zijn, kunnen we bijvoorbeeld lakens laten wassen en niet steeds weggooien. We werken ook samen met fabrikanten aan alternatieven voor plastic verpakkingen, denk aan rijstpapier. Ook kunnen we menselijke vloeistoffen dankzij speciale korreltjes als gewoon afval afvoeren in plaats daarvoor apart vervoer voor te laten komen. Er gebeurt al veel.

Wat is je advies aan specialisten die tegen vergelijkbare problemen aanlopen?

Je moet eerst oogsten voordat je kunt zaaien. Maak tijd om rustig te kijken naar dingen die zo vanzelfsprekend lijken. Wat is logisch? En wat niet? Samen het bolletje wol ontwarren, zeg maar.

Dank, Jeroen. Veel succes met het overzicht bewaken en de virtuele poli lanceren!

Daniël Brouwer: “Ja, wat een mooie opdracht en een mooi resultaat. Ik vond het ontzettend leuk om met deze groep bevlogen zorgprofessionals aan de slag te gaan. Om hen weer ruimte te geven in hun hoofd. Heel dankbaar om te doen.”