In het kader van de campagne ‘Groeien, door van elkaar te leren’, plaatsen we gedurende 7 weken iedere week een interview met mensen uit het been management consulting (been mc) netwerk. Zij worden geïnterviewd over één van de thema's van het Achilles raamwerk voor strategie-executie. In deze vijfde week wordt Ralph Lodder geïnterviewd over het thema ‘Leren en Verbeteren’. 

‘Leren en Verbeteren’ is het vijfde onderdeel van het Achilles raamwerk van been mc en de laatste van vier processtappen binnen het strategie-executieproces. Bij leren en verbeteren draait het om de omvang, de snelheid en de kwaliteit van verbeterprocessen en het voortdurend optimaliseren van deze processen binnen een organisatie.

Wat heb jij met leren en verbeteren?
“Bijna 15 jaar geleden heb ik een succesvol project gedraaid, waarbij de realisatie van de voorgenomen verandering vooral gebaseerd was op een aanpak van leren en verbeteren. Centraal daarin staat dat je mensen uitdaagt op houding en gedrag en stuurt op prestaties. Door deze succesvolle ervaring ben ik er erg enthousiast geworden en sindsdien gebruik ik deze methode graag.
Wat we doen is het realiseren van een verandering door de bestaande middelen (zoals medewerkers en installaties) optimaal in te zetten, zonder dat we hiervoor grote investeringen doen. Heel veel medewerkers zijn door de jaren heen het geloof verloren dat zij hun eigen organisatie kunnen veranderen. Door knelpunten weg te nemen en medewerkers in hun kracht te zetten en te laten ervaren, dat zij wel die veranderingen kunnen realiseren waar men het geloof in had verloren, word je dubbel beloond. Het gaat namelijk beter en het is leuker, want we benutten de capaciteiten van de mensen optimaal. In plaats van iedere dag tegen hetzelfde probleem aan te lopen, lossen we het samen op.  
Het ‘eigen’ maken van een verandering in een organisatie is echter niet altijd makkelijk. Soms lukt het ook wel eens minder goed, of zelfs niet. Als je samen wél iets gerealiseerd hebt, dat echt bijzonder is, dan is dat fantastisch.”

Hoe gebruik je leren en verbeteren in je dagelijkse werkzaamheden?
“Leren en verbeteren is iets dat organisaties continue zouden moeten doen, om doelstellingen te kunnen halen. En wanneer die behaald zijn, om weer nieuwe doelstellingen te kunnen behalen. We gebruiken daarvoor een cyclus, waarin je start met de analyse van de prestaties op basis van data. Vervolgens besluit je welke acties je doet. (DABA = Data, Analyse, Besluit, Actie). Het blijvend herhalen van deze cyclus, leidt tot leren en verbeteren. Het mooie ervan is, dat het meetbare resultaten realiseert. Het effect van het laten zien van de gerealiseerde meetbare resultaten, is nog mooier. Op die manier wordt aan de medewerkers bevestigd dat ander gedrag tot andere resultaten leidt.
Het lukt organisaties soms niet om deze cyclus van continue leren en verbeteren door te voeren. Vaak is men bezig met het blussen van branden en het oplossen van de problemen van vandaag en gisteren. Door het reactieve gedrag, komen ze er niet toe de structurele oorzaken van problemen aan te pakken. Het is geen kwade wil, maar een vast patroon dat doorbroken moet worden. De focus moet toekomstgericht worden: Wat zou ik vandaag anders kunnen doen, om te zorgen dat dit probleem zich morgen niet weer voordoet?
Soms ontbreekt het organisaties ook aan de juiste data en wordt er gewoon maar iets gedaan. Wij zeggen: ‘kijk hoe je het doet en neem op basis daarvan het besluit’. Wanneer je dat consequent doet, dan ben je consequent bezig met leren en verbeteren. Dan is het geen eenmalige, maar een continue actie.”

Hoe leer en verbeter jijzelf?
"Ik streef ernaar iedere keer iets beter te doen en niet volgens de automatische piloot iets op te pakken. Net als bij sporten, dat ik ook graag doe, kan het nooit genoeg en moet het verder, sneller of moeilijker. De parallel naar mijn werk en de ‘operational exellence’ opdrachten die ik doe, is dat ik ook daarin bij alles kijk of het niet sneller, slimmer en beter kan. Ik ben dus eigenlijk altijd wel bezig met leren en verbeteren, waarbij verbeteren bij mij vaak het doel is en leren het middel. Dat doe ik door consequent feedback te vragen aan collega`s en aan een coach. Dat helpt mij om anders te denken en te reflecteren.
Met name de laatste jaren ben ik ook anderen, bijvoorbeeld collega`s, aan het coachen om te leren, zodat we het samen beter kunnen doen. Juist door anderen meer in hun kracht te zetten, krijg ik zelf ook meer ruimte om mijzelf verder te ontwikkelen.”

Wat is de Achilleshiel van leren en verbeten?
“Het belangrijkste punt is het hebben van ritme in het leer- en verbeterproces. Het kan niet af en toe een beetje. Je moet er op gezette tijden mee bezig zijn. Dan ontstaat de bewustwording en dan blijf je het doen. Voor organisaties geldt precies hetzelfde. Op gezette tijden moet je op verschillende niveaus in de organisatie overleg hebben om de voortgang van een prestatie te monitoren en, waar nodig, bij te sturen. Iedere dag, week, maand of kwartaal, afhankelijk van het ritme waarop je kunt ingrijpen om de prestatie tijdig bij te kunnen sturen. Natuurlijk is het ook van belang dat de juiste personen naar de informatie kijken. Als er te laat, met de verkeerde data en de verkeerde personen wordt gewerkt, geeft dat een hoop punten voor verbetering!" 

Hoe zie jij de toekomst, voor wat betreft leren en verbeteren binnen het werk dat je doet?
"Leren en verbeteren houdt nooit op, want op het moment dat een gesteld doel bereikt is, maak je een nieuw doel en begint het geheel weer van voor af aan. Je kunt het bestaansrecht van de cyclus niet op laten houden, maar wel veranderen. Je ziet dat data steeds toegankelijker en regelmatiger beschikbaar gemaakt kunnen worden, waardoor je er continue(er) naar kunt kijken. Er komen dus steeds meer mogelijkheden om prestaties te verbeteren. Als je dan niet in staat bent om snelle conclusies te trekken, dan wordt je voorbij gelopen. Een andere ontwikkeling is dat de traditionele manier van inrichting van besturingssystemen over afdelingen meer en meer richting die van ketens zal gaan, omdat er meer in ketens georganiseerd gaat worden. Wanneer er zaken in de procesinrichting veranderen, geeft dat ook weer nieuwe leer- en verbeterpunten.
Ons werk zal dan ook doorgaan, want leren en verbeteren blijft continue doorgaan. Er kunnen altijd nieuwe situaties of problemen ontstaan, waar wij dan weer een oplossing in kunnen bieden en in kunnen helpen. Zo kunnen we er samen voor dat organisaties langdurig succesvol kunnen zijn."

been management consulting bestaat zeven jaar en is uitgegroeid tot een organisatieadviesbureau waar 40 professionals werken aan het helpen van bedrijven bij het optimaliseren, realiseren en implementeren van organisatieveranderingen en strategische doelen.

Voor meer informatie kijk je op de Achilles Benchmark website of neem je contact op met Hinkelien Schreuder.